專案管理是一個繁雜的過程，因此，專案參與者實時瞭解專案的最新進展、最新資料，是專案順利進行的重要條件。

同時，整個專案過程從開始到結束，中間會涉及多個環節、任務節點與時間段。這些關鍵點也是專案容易出現分風險問題的地方，專案管理人員要對這些關鍵處進行監控管理，隨時知曉其相關的進展、變動，這也是上述實時瞭解專案資訊的重要性之一。

專案管理工具能幫助專案成員隨時瞭解自己的任務，也能讓專案管理者查驗專案任務的完成情況，以此管控好整個專案進度。

傳統的專案管理使用人工進行資料的彙總，但是總會存在一些限制比如圖形化等，專案管理系統基本都可以自動將各類資料按操作者的篩選進行彙總，如：甘特圖、表格、柱形圖、餅形圖等進行展示，讓大家直觀地檢視自己想要的資訊。

專案經理可以使用專案管理工具進度貓管理專案，在進度貓甘特圖中制定專案計劃，將要完成的事項進行分化管理。

對專案分解後，確定每個任務的開始、結束時間，前置任務，再將任務分配給專案成員。

專案管理工具能夠很清晰的讓管理者做好總規劃方案，同時能清晰的展現不同職能人員應負責的任務範圍、時間週期等。因此，作為需要系統輔助的企業來說，選擇是非常廣泛的，只要認真分析自己所需，定能找到合適的工具讓自己專案管理過程更簡便