檔案和資料的管理

1、由專案部辦公室負責管理性檔案的收發、傳閱、編制清單歸類儲存。

由專案技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發，負責編制目錄，分發清單，所有施工圖的持有人應對圖紙的修改，變更及時標識。

2、所有檔案資料由檔案批准人決定發放範圍和份數，檔案發放人應填寫《檔案和資料發放登記表》，按發放範圍和數量發放檔案，並做好編號及登記。

3、檔案領用人在收到檔案和資料時，應在檔案發放的表格上登記簽字。

4、在發放過程中，檔案使用部門應及時撤出作廢/失效檔案。

5、當檔案使用人的檔案破損嚴重，影響使用時，應向檔案發放部門辦理更換手續，交回破損檔案，補發新檔案、編號不變，檔案發放部門應將原破損檔案收回處理。

6、檔案使用人檔案丟失後，應向檔案發放部門辦理補領手續，在補領申請時必須作出書面說明，檔案發放部門在補發檔案時應重新進行分發編號，並註明作廢。

7、在用有效檔案控制清單

專案部辦公室負責編制管理性《有效檔案控制清單》，專案工程部負責編制技術性《有效檔案控制清單》，以識別和管理在用有效檔案及現行修訂狀態。

8、檔案和資料的更改

a。當檔案和資料需要更改時，應由檔案更改人或更改部門填寫《檔案和資料更改申請表》，說明更改的理由依據和更改內容，如更改涉及其它部門時，應重新會審。

b。檔案更改原則上應由原審批人審批，當原審批人不在或需指定其它人員審批時，則該人應得到相應的授權書和檔案審批所需的有關背景資料。

c。經更改審批的檔案，由審批人填寫《檔案和資料更改通知單》，併發至有關部門。

d。檔案持有人根據《檔案和資料更改通知單》的指令，直接在檔案的相應處進行更改，但應確保內容的正確、清晰，並將《檔案更改通知單》附於檔案後或收回原檔案，並做好發放登記。

e。檔案更改後，檔案更改部門應將更改內容審批件存檔備查。

f。檔案更改應做好記錄和標識。

9、作廢的檔案應加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的檔案應在檔案的使用場合中撤出。

10、檔案和資料的保管

a。檔案和資料持有人應妥善保管好所用的檔案資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應向主管領導報告，批准後按二。5和二。6辦理。

b。檔案資料的存檔按公司檔案管理辦法規定辦理。

c。檔案管理人在調離崗位或存檔時，必須移交全部檔案，並作好檔案移交記錄。

11、檔案和資料的使用控制

a。檔案和資料需要時，由需要人填寫《檔案和資料影印審批表》，應經主管部門或部門負責人批准，規定影印的份數、編號，發放應做好記錄和登記。

b。需要臨時借閱檔案的人員應填寫《檔案和資料借閱申請單》，經檔案管理部門負責人批准後方可借閱，借閱後必須及時歸還，檔案一般情況下不外借，如確需外借，需經主管領導批准。

12、記錄

檔案和資料發放登記表

檔案和資料收到登記表

檔案和資料更改申請表

檔案和資料更改通知單

檔案和資料影印審批表

檔案和資料存檔（移交）記錄

檔案和資料補領審批表

有效檔案控制清單

檔案和資料借閱申請單

（摘錄）