作者：清單控沙牛

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01 後 Office 時代

在工作中，如果你要寫一篇文章，或者做一個專案方案，會選擇什麼工具來完成呢？

這樣的需求，在很長一段時間裡，都是透過 Microsoft Office 三件套來解決，似乎這是唯一的選擇。

但隨著我們需要處理的資訊和撰寫的文件越來越多，這一選擇所帶來的問題也越來越明顯：

每份文件都是獨立的檔案，如果我要查詢其中的一部分內容，只能逐個開啟文件進行查詢。

文件是獨立的，如果涉及到多人協同，會極為不便。

如果文件需要多次修改，那麼，版本管理也會是一個嚴重的問題。

最重要的是，

這樣的方式，只能稱之為零散的記錄，而在工作中，我們需要實現的目標，是知識的沉澱。

問題即需求，而需求，又會催生解決方案。

幸運的是，隨著技術的進步，我們開始進入後 Office 時代——我們會選擇相對更輕量級，但卻更加集中的工具，來撰寫文件，甚至做到個人和團隊知識的沉澱。

比如這樣的一些工具：

專注於個人知識管理的

Notion、Obsidian。

專注於企業知識管理的工具，比如

我們這個小團隊正在使用的釘釘文件。

02 釘釘文件新功能

之前，我曾用多篇文章，詳細介紹過釘釘文件的一些重要功能和特性。

而在最近的使用過程中，我發現它又增加了一些實用的新功能。

比如，之前文章中我們曾介紹的 Obsidian 新功能——白板，現在，釘釘文件也有了：

但與 Obsidian 的白板不同的是，釘釘文件所提供的白板功能，最大價值在於：

提供一個無限畫面，任由你在其中寫寫畫畫

。 一方面，你可以在尋找靈感時揮灑創意；另一方面，在進行團隊會議時，也可以利用它作為即時指引。

你可以在白板中，新增圖形、文字、圖片、表情等元素，甚至，釘釘還為你準備了諸多現成的素材：

另外，你還可以配合 Apple Pencil，在其中優雅的寫寫畫畫。

除了白板功能，我甚至還發現，最近的更新中，釘釘加入了另一項更加重磅的功能：

多維表格。

多維表格，起源於 AirTable，壯大於 Notion——我們都知道，Notion 之所以強大，很大程度上，得歸功於它的 “資料庫” 功能：

它能夠讓你一次錄入資料，然後以多種檢視的方式來進行審閱和編輯，比如表格檢視、列表檢視、日曆檢視、畫廊檢視、時間軸檢視等等。

多維表格的最大價值在於，

它能夠讓一名對技術一竅不通的使用者，像使用 Excel 一樣，輕鬆的使用資料庫。

現在，在釘釘文件的知識庫中，你也可以享受到多維表格的強大功能（目前還是 Beta 版本）。

目前，釘釘文件的多維表，支援以下幾種檢視：

多維表格的價值是巨大的，作為一個小團隊，你甚至可以用看板檢視，來將一堆複雜的事情視覺化：

或者透過甘特檢視，來清晰展示一個專案完整的時間節點：

03 個人、團隊知識管理

在我更新 Notion 和 Obsidian 公開課的時候，曾有同學問過我一個問題：

老師，你為什麼會在使用 Notion 的同時，也在使用釘釘文件呢？

其實，這關係到我對於知識管理的理解。

從使用場景的角度，我把知識管理分為三個層級：

第一，

簡單的個人知識管理

。這時，我們會使用比較傳統的方式，來管理資訊和知識。比如，將需要的內容，全都用文件的方式來進行管理，當我需要使用或儲存內容時，都建立新的文件文件，或 Word 文件來進行儲存，即資料夾 + 文件的管理方式。

第二，

集中化的個人知識管理

，這是我非常推崇的一種方式。這時，我們不再使用上面的分散管理方式，而是使用資料庫工具，將資訊或知識進行集中儲存，比如 Notion、Obsidian 等等。

這樣做的好處是：

所有資料都集中在同一個工具中，並且，可利用工具本身的資料庫和搜尋功能，高效管理和使用需要的資訊。

這樣的方式，如果僅僅是管理個人需要的資料，無疑是最優的解決方案。但問題是，作為一名知識工作者 + 打工人，我們會或多或少的面臨一個更復雜的需求——

協作！

Notion 和 Obsidian，用作個人知識管理，完全沒有問題。但是，你用它來進行團隊協作試試！？

這便是知識管理的第三個層次：

團隊的知識管理。

如果團隊中的每一個人，都僅僅使用個人知識管理的方式，那麼，這些問題會開始顯現：

所有的文件，都是分散的。

永遠搞不清誰手裡的資料是最完整的、最新的，最終可能會是這樣：

沒有最終的知識沉澱。

所以，

在團隊中，協作是必然的過程。

也正因為如此，我才選擇將個人知識管理，與團隊知識管理，進行分離。前者，使用 Notion 和 Obsidian，後者，工作中需要協作的內容，則運用釘釘文件。

04 釘釘文件如何實現團隊知識管理？

那麼，釘釘文件是如何更好的實現團隊知識管理的呢？

要回答這個問題，得分為兩個方面：

功能和流程。

功能，是解決具體的需求的物質基礎；而流程，則是根據具體的場景，將具體功能按照順序進行組合的結果。

1。 團隊知識管理的功能

在功能方面，釘釘提供了一系列實現團隊知識管理的特性：

協作過程中，溝通必不可少，而這，便是釘釘的基礎功能：即時通訊。

在釘釘文件中，可直接建立

知識庫

，作為團隊知識沉澱的主要載體。

提供了多樣化的知識管理文件型別，目前已有的：文件、表格、腦圖、白板，以及近期新增的重磅功能——

多維表。

並且，這些支援的文件型別，都有豐富的模板，甚至，你還可以將自己撰寫的文件，直接儲存成為可複用的模板。

可直接匯入之前編輯好的文件，釘釘文件支援很多格式的匯入，比如 Word、Excel、文字文件、Xmind、Mardown 等等，甚至，你還可以直接匯入整個資料夾：

另外，匯入功能的相容性非常強，無論是 Office 文件，還是 Notion、Flowus、石墨、飛書中的文件，都可以完美遷移到釘釘文件中來，且保留原本格式。

重點提一下文件功能，類 Notion 特性，給你一個空白頁面，然後透過 / 或 + ，來輕鬆呼叫多達數十種模組！

為滿足會議討論的需要，釘釘提供了釘閃會的功能，它以文件為基礎，並提供了將會議內容轉換為文字的” 閃記 “等功能，幫助團隊在無需過多人為修改的情況下，自動生成會議紀要，且支援全文搜尋。

溝通，是協作中最重要的一環。而在釘釘中，你可以直接的將對話記錄中的文件，直接轉存到文件中，輕鬆完成團隊知識的沉澱。

2。 團隊知識管理的流程

有了這些基礎功能之後，你便可以基於自己的需求，做好並大幅簡化團隊知識管理這件事。比如：

建立統一的一個或多個知識庫，作為團隊知識沉澱的主要載體，併為獨立的知識庫，設定好許可權。

匯入或新建各類文件，並設定好協同編輯許可權，讓多人協同撰寫同一份文件。

透過即時通訊，將文件傳送給編輯者。

對話即協同，你可以將對話過程中傳送的文件，即時儲存到知識庫中。

需要開會時，事先將會議提要文件傳送給與會者，開一場目的明確、以文件為基礎的會議。

會議中，透過閃記自動記錄會議內容，透過閃享便捷分享所需文件。

會議後，將會議紀要及自動轉文字的文件，儲存至知識庫中作為存檔。

05。 總結

對於我個人而言，選擇釘釘文件進行團隊知識管理，一個重要原因在於，產品背後的底層邏輯：

溝通即協作。

在之前，如果他人給我傳送一份文件，我需要：

先儲存至本地臨時資料夾

閱讀或編輯後，根據其內容，放到相應的資料夾

同步給其他人

如果有修改，告訴他人下載新版本的檔案

但在釘釘文件中，我能夠一邊在團隊溝通的過程中，快速撰寫或分享文件，並將其沉澱到團隊的知識庫中，一人修改，多人可見；多人修改，每人可見。

其實，釘釘文件中，幾乎所有的產品和工具，都基於溝通即協作的理念而打造：

當我有撰寫文件或表格的需求，可以使用輕量卻強大的文件或表格功能；

當我有激發靈感的需求，可以使用白板；

當我有專案管理需求時，可以使用多維表；

當我有會議需求時，可以使用釘閃會

……

這些所有的需求，最終的產出，都能直接彙總到知識庫中，作為團隊知識沉澱的唯一載體。

對於團隊來講，

最困難的，不是生產知識的過程，而是將知識集中和持續沉澱的過程。而效率最低的，不是編輯文件的過程，而是溝通和協作的過程。

在這樣的需求下，更適合的解決方案，或許不是傳統 Office 那樣重磅且繁瑣的工具，而是後 Office 時代的新生產力工具，比如釘釘文件、Notion 等，它們以一種更輕量的方式，讓使用者實現創作無限、協作無界。