我們都有過這樣的經歷：努力提高生產力，並改善我們的工作方式。如果你正在尋找方法來限制從同事的“在製品”情況處受到的影響，同時期望取得更好的成績，那麼你可以嘗試使用看板。

什麼是看板？

看板是一種視覺化工具，有助於大量資訊的輕鬆傳達，使流程管理和工作流變得更容易，這兩者對於幫助業務順利開展非常重要。

看板使用卡片、顯示列、顏色、圖示和其他視覺指標，幫助人們更好地理解和記住資訊。大多數使用看板的團隊都會開發自己獨特的配置。

為什麼使用看板？

看板可以幫助你和你的團隊：

最小化耗功（例如部分完成的工作、額外的功能、任務切換）

確保快速響應變化和問題

掌控你的任務

跟蹤活動並最佳化每個活動所花費的時間

專注於最重要的任務

如何構建和使用看板？

從你目前正在做的事入手，確定專案/產品開發的主要階段。最簡單的看板包含3列：

待做

進行中

已完成

看板如何提高生產力？

1、限制在製品（WIP）

對於每個特定的活動，限制價值流（即看板揭示的流程）中每個步驟的任務數。在每個階段將它們從一欄拖拽到另一欄。這樣，團隊就不會超負荷，而且可以輕鬆識別瓶頸。你可以在便利貼中新增其他資訊。例如，提及誰是活動的負責人，以及具體行動持續了多少小時。

使用看板，你可以直觀地看到工作如何在系統中流動。針對你的產品構建具有代表性的看板，同時限制在製品，你很快就會看到工作何時不在系統中移動。例如，如果工作在某個階段開始堆積，那麼是時候深入研究造成瓶頸的可能原因。

2、明確的規則和准入標準

規則是團隊的承諾，即將工作拖入下一列之前，完成特定的活動列表。為任務和活動識別和定義規則和准入標準。確保特殊任務也能很好地整合到流程中。

當團隊發現改進系統的機會，這些知識將“寫進”看板。這樣，你就可以輕鬆捕獲和儲存組織性學習。看板向利害關係人明確傳達期望，幫助你解開誤解，建立更多更強大的信任關係。

3、管理活動流程

監控和衡量活動的週期時間。週期時間表示工作項從開始到完成所花費的時間（不包含任務在看板上的等待時間）。這個間隔是從工作項的角度來衡量的，它是否在等待什麼都無關緊要，週期時間還是會過去。

因此，你應該在專案任務進入“進行中”列時，開始測量週期時間，不要提早。

4、反饋與持續改進

團隊應該談論哪些有效，哪些無效。根據看板，確定瓶頸並找到解決問題的方法。如果允許團隊退後一步，檢查他們如何利用資源和勞動力，他們就能輕鬆發現新的機會。

創新的看板系統

在急於提高生產率和保持同步方面，看板可以輕鬆實現這一目標。直觀、簡單、易懂，一眼就能提供大量資訊，看板無疑是你和你的團隊樂於使用的工具。

8Manage 看板擺脫舊式固化的企業管理軟體的束縛，採用視覺化及有廣度、深度和智慧化企業管理功能，能夠快速提升你及團隊的業務能力。

看板為不同型別的企業提供了針對他們特定需要工作的不同看板，具有更大的靈活性。開拓性的系統也使複雜的工作流能夠得到適當的組織和優先排序。這樣有助於提高團隊協作的透明度，混亂也更少了，每個成員可以更好地操作和交付。

除了現代企業管理軟體必備的高度視覺化和易學易用特點外，看板另一個創新之處在於具備業務流程和資料的高度結構性和完整性。整個工作的完成進度、遇到的問題、完成時限等情況都實時跟蹤，一目瞭然，既方便了管理者進行統一管理、協調，又對工作承接人產生一定的心理壓力，這樣才能有效減少團隊馬虎偷賴和腐敗等問題，有助工作迅速推進。

否則，不良行為就會受到碎片化資料和不良資料的保護，等同於鼓勵人們不負責，甚至是不誠實，從而削弱專案管理者的判斷能力和管理能力，使企業的效率和競爭力不斷降低。

可以說，採用看板，可以最大限度的趨利避害，更大程度地發揮團隊每一個人的能力和潛質，大幅提高生產力，實現1+1>2的巨大效益。