BPM也就是流程，在流程中，可以自己一個人獨挑，也可以進行團隊合作，均需按流程完成。那麼，如何進行業務流程管理設計呢？一起來看一下吧。

一、淺談什麼是BPM？為什麼要搭建BPM？

BPM說簡單點就是流程，比如把大象裝冰箱一共分幾步，這就是流程；這個流程中，可以自己一人獨挑，也可以進行團隊協作，均需要按流程完成。

企業搭建流程的目的：規範員工行為和高效管理。就跟流水線一樣，每個人負責1個環節或者多個環節，這樣效率更高，員工的替換成本也低；（流水線作業）

企業的搭建流程中心的主要是為了逐步實現標準且固化的業務流程，讓每一個員工像產線工人一樣，去執行標準的行為和動作，以達到提升企業效率，降低運營成本的目的。

每次說到這裡，總有人抬槓，企業很多制度和流程，並沒有提升企業效率，比如明明不需要審批的，卻要審批或者明明可以一步做完的，非要分幾步等等。這個可以從兩方面考慮：

企業的制度有問題，這一點可以參考麥當勞兄弟設計出餐流程，這時候是需要最佳化流程；

沒有理解該制度和流程的精髓，因為有時千里之堤毀於蟻穴；

如果還要繼續battle，那我只能告訴你，要麼最佳化，要麼執行，要麼走。

二、設計概要

在企業中，萬物皆可流程化；大到專案運轉，小到橡皮借用，皆可進行流程化；流程很重要，我常比喻為

“指揮棒”、“指路牌”、“打釘槍”。

指揮棒：站在管理者角度，依託標準化流程可以指揮企業各項工作的順利推進；

指路牌：在工作/專案角度，在每一個階段和過程中，告訴執行者應該做什麼，應該怎麼做；

打釘槍：站在員工角度，需要把工作當做釘子，釘在該有的位置；

在企業資訊化過程中，會碰到各種流程，常見的幾種場景：

審批流程：比如請假流程、報銷流程；

工作流程：比如專案交付、合同簽訂，都是有明確的步驟和業務動作（跟大象裝冰箱分3步一樣）；

自動流程：無需人工，滿足條件即執行；比如每建立一個客戶後，自動給客戶傳送產品宣傳郵件；

從以上的場景，我們可以清楚的知道，流程是存在多種場景和多種業務物件裡的；尤其是一些業務多樣化企業或者大中型企業，相同的部門和業務也有不同的流程，不同的人群不同的業務有不同的流程，這種多樣性和複雜性從本質上決定了流程中心的發展需要高度抽象化和配置化（需要將流程和業務解耦，各自幹各自的，相互不影響/較小的影響）。

如果每項流程都單獨做，會有重複工作且資料不通，無法分析和統計企業工作。

所以，BPM設計要遵循以下原則：

1）

獨立性

流程和業務看做是兩個獨立的人，只是在相互合作時，嚴格區分哪些是你的，哪些是我的；畢竟你能給我的，別人也基本能給我；而我的就是我的，我會越來越豐富，能力越來越強。（你指業務，我指BPM）

2）

開放&整合

BPM要多個系統整合，也就是要跟多人同時合作，要做好開放對接能力和做好資料集合&區隔；要建立開放平臺，明確好對接規則，這樣滿足規則並經過授權的都可以使用。

3）

資料&效能

企業運營會產生大量資料，BPM要有資料管理的能力，也要保證一定的資料處理效率，所以做好全面資料儲存和區分就非常重要，資料庫架構要在初期構建時，就要搭建好，這個要同技術詳細溝通。

4）

安全性

5）

流暢性

每個系統可能有獨立的賬戶體系，要支援單點登入（SSO），在業務系統可直接訪問；做好賬戶管理，讓使用者在多平臺上輕鬆登入和訪問；對於流程執行的事項，要有跟進和反饋，並進行及時通知，給流程加加速。

圖1：業務流程管理流程

名詞解釋：在考勤系統中，提交請假單為例：

例項資料：業務物件具體的資料，比如請假單，員工張三請假3天、開始結束時間等，這就是例項資料；

業務系統：執行具體業務的系統，考勤系統、CRM系統、費用管理系統等；

業務物件：也就是我們常說的表單（實際也有略微區別，對流程中心可忽略，以下皆稱為表單，方便理解），比如請假單、訂單都屬於業務物件；

事件：滿足一定條件後，執行的工作內容，如傳送簡訊、傳送通知等；

三、BPM設計

流程中心設計，首先要明白流程的本質是按照流程進行事務辦理，那麼可以將流程中心抽象為：人、節點、事（也就是說什麼人在什麼節點做什麼事），對映到產品設計上就是：執行人、流程節點、操作/事項配置。

流程中心作為多系統管理的中臺能力，在實際的應用中，要具備管理能力和業務實時互動能力。

對於一個完整的業務流程來說，至少有4個環節：對什麼業務進行處理、這個業務有什麼樣的動作、什麼人在哪個節點上做什麼事、最後對流程進行監督和管理。

綜上，BPM（業務流程管理）至少要包括5大部分：表單管理、流程應用、流程引擎、事件管理、流程管理。

圖2：業務流程管理產品結構

1. 表單管理：先把工作明確下來

表單管理即流程中心的需要明確的工作內容，比如合同、訂單、報銷單、加班單、出差申請等等，需要應用在流程中進行處理的工作。

表單分類：方便業務處理，比如可以分為財務、銷售、考勤，為了適應複雜的業務邏輯，表單分類可放寬到多級分類，建議用4~5級；

自定義表單設計：不涉及複雜業務場景的，需要進行流程處理的工作，可以利用表單設計器拖拽設計表單；（可根據業務實際場景，增加欄位型別：輸入型、選擇型、功能型，也可以把常用場景進行組裝為元件）

三方表單接入：一般業務都會有自己的業務表單且有複雜的業務互動邏輯，透過表單設計器是無法完成設計的，流程中心也需要對接三方系統的表單；

欄位管理：表單的欄位，需要進行統一的管理；作為中颱，需要開發介面，支援三方欄位更新，並且中臺要能夠有一套獨立的欄位ID對映管理體系，避免多系統、多業務欄位衝突。

2. 流程應用：把工作進行拆分

表單對接完成後，工作型別也就確認了，接下就是把工作中涉及的內容進行拆分；發起流程後，不同的節點由不同的人進行辦理，那麼這些人辦理什麼內容呢？

所以流程如果想要應用起來，需要提前將表單對應的工作做好，包括：觸發入口整理（哪裡能夠觸發流程）、流程操作註冊（流程辦理人需要完成的操作）、待辦資料和已辦資料。

流程應用，需要重點抽離出表單對應的業務動作，比如審批、辦理、確認、分派、自動任務；在產品設計時，對應的重點是抽離不同表單的操作並組裝成流程動作。不同的動作，包含不同的操作；不同的按鈕對應不同的行為。

審批：由執行人進行審批操作。（透過、駁回）

辦理：由執行人進行業務辦理。（辦理、結束辦理）

確認：執行人僅需對業務資料進行等待並確認。（確認）

分派：執行人可以自定義下一個節點的執行人及對應動作。（分派）

自動任務：對應的執行人僅接收資料無需進行任何操作，流程自動向下流轉。可用於業務資料同步和自動事件執行，如合同簽訂後，自動生成發票申請並通知財務。

業務動作還會配套一些通用的操作，可在節點上進行許可權控制，如評價、下載、列印、掛起/繼續、加辦、轉交。

業務動作的梳理是一個大工程，除了要跟業務系統在動作上達成共識以外，還需要對不同的業務動作及其操作進行抽離，最後還需要適配業務系統的許可權控制。

按鈕操作的點選行為常見的型別：開啟頁面、開啟彈窗、觸發、指定動作；按鈕操作的執行內容常見的有：流程關聯（推進/退回/插入/刪除）、辦理。

以上內容就將工作進行了拆分，也就是說，把當前這個表單需要流程推進的工作進行拆分，可以配置給不同的執行人進行辦理。

3. 流程引擎：設計工作流水線

流程引擎主要就是完成人-節點-事配置：

人：什麼人可以觸發流程？發起的資料能夠滿足觸發條件？什麼人處理事務？

節點：工作流程怎麼配置？節點有哪些規則？處理的約束條件有哪些？

事：要處理的工作內容？

1）流程分類

隨著企業的發展，會有成千上萬的業務流程；如果沒有合理的流程分類，員工在使用時、管理員在管理時也會不知所措，所以流程一定要進行有效的分類。建議可以按照部門進行管理，也可以面向業務進行管理。分類一定要認真思考，要充分考慮公司自身的業務，比如業務流程偏通用型的，可按業務型別進行分類；若部門流程千差萬別且存在多種業務流程，則可以按照部門+業務進行區分。

在產品設計時，要支援多級分類建立和管理，同時要支援批次遷移和分類合併。

2）基本資訊

基本資訊包括：流程名稱、流程分類、面向表單、流程說明、適用範圍。

流程名稱：名稱是為了更好的對流程進行區分，產品設計時，如果相同人群面向同一業務有多種流程時，名稱支援流程標籤的插入；

流程分類：支援從分類中直接建立；

流程觸發器：是指流程可用於哪些使用者，滿足什麼條件下進行觸發；使用者一般是指例項資料的提交人，而條件觸發多用於高階一些的配置，可面向表單欄位進行配置（表單欄位應取所有欄位）；

流程觸發包含：使用者&條件。

肯定有同學會問觸發條件和流程繪製時的條件分支有什麼區別？

從應用場景上來講，條件分支是可以滿足的，但是觸發條件和使用者都屬於觸發器配置，實際應用中，條件觸發用於不需要觸發流程的資料，不用生成流程資料。

①使用者：支援多型使用者（部門、指定使用者、使用者組、角色、職能、角色組）

圖3：多型使用者選擇

②觸發條件：面向表單配置條件，選取欄位進行條件匹配；以下給個參考：

圖4：觸發條件配置

如果企業/組織體系較大時，流程管理許可權是可以下放的，需要對使用者進行許可權控制的。

3）推進規則配置

推進規則用於控制整個流程的規則，如果場景比較單一，推進規則可以寫死，當要面對多業務場景或者SaaS系統，對於流程的規則要支援多場景配置。

舉幾個例子吧！

是否支援推進到任意階段還是必須按階段進行推進，可以向前還是向後；

是否支援流程結束後，重新啟用；

是否支援去重：比如一個人在流程中需要處理多次，是否可以自動跳過；

還有很多其他規則就不一一羅列了，以上規則還有很多細分規則，比如有必填任務時，是否支援推進等等。

規則要結合自身的業務發展，逐步完善，不必刻意追求一步到位。

產品設計時，要把最常用的全部進行預設；比如常見的審批流程，就是必須按階段向後逐個推進。

4）流程圖繪製

流程圖繪製，目前市面上較為流行兩種，一種是flowable，一種是像釘釘和飛書那種線性結構；各有優劣吧！總體來講，流程較為複雜的可以採用flowable繪製，流程較為清晰明瞭且為了降低操作難度角度考慮，可以採用線性結構；流程圖繪製元件主要包括：開始、業務動作、閘道器、結束。

一個流程中，至少要有一個開始節點和一個結束節點。 開始：只有一個，比較明確；

業務動作：主要配置人、事、節點規則，具體的業務動作可以按照流程應用進行拆分配置；常見的有審批、辦理、自動任務、計算校驗；

閘道器：閘道器可以理解為分流器（即分支），主要分為條件分支、並行分支、並行+條件分支；

圖5：閘道器示意圖

條件分支：只能進入其中1個分支，需要新增條件規則，產品設計時條件規則必須配置優先順序，不然會出現條件規則交叉情況，導致系統錯誤；

並行分支：同時進入多個分支，無需新增條件規則；

並行+條件分支：只要滿足條件規則的分支，都可以進入；

並行分支在產品設計時，要注意分支合併和單獨結束的情況。

5）節點執行人

節點執行人，表示當前節點的業務動作需要執行的人員範圍；這個範圍主要包括3種類型：使用者、流程相關使用者、資料相關使用者；

使用者：支援多型使用者（部門、指定使用者、使用者組、角色、職能、角色組）；

流程使用者：指定節點的辦理人、辦理的上級、同步指定節點規則；

資料使用者：表單內欄位對應人/角色/部門、資料相關人（建立人、歸屬人、修改人、提交人）、資料相關規則（建立人/歸屬人/修改人/提交人–連續多級/上級/部門負責人）；

6）執行人規則

當我們選取了節點執行人後，必然會出現兩種情況：存在多人、壓根沒有人；存在多人時，系統無法判斷如何繼續向下流程；壓根沒有人時，流程會出現中斷，資訊會出現丟失；所以，這兩種情況要進行處理，常見的處理方式為：

會籤：多人時，所有人都需要進行執行辦理；

或籤：多人時，僅需1人進行執行辦理；

為空：壓根沒有人時，可以進行指定人、指定管理員、或者支援一些規則，比如連續多級、追蹤角色等；

特別注意：以下情況可在推進控制管理時，需細化配置規則。

離職會影響正常審批，也會造成為空；

去重會影響會籤/或籤；

為空追蹤會持續為空，應設定管理員託底；

7）節點操作配置

在業務動作約束下，配置不同操作名稱及工作內容；

以審批為例：

①設定操作內容

圖6：業務動作（審批）操作設定

②設定工作內容

圖7：業務動作（審批）工作設定

8）節點超時控制

節點超時控制，主要用於對於流程節點有時間控制的需求，比如裝置維修；主要包括2個方面：截止時間控制、節點時限規則；

截止時間控制：主要約束節點流程沒有任何處理，出現停滯；但該節點又比較重要時，可以對當前流程進行強制約束；比如自動轉交、自動透過、自動拒絕、自動辦理、事件觸發；也可不進行超時控制，那麼待辦任務將自動新增超期標籤；

節點時限規則：對當前節點可新增時限規則，用於控制節點停留時間，加快流程流轉效率；節點時限規則，可以同時配置多個；比如不同時間內，發不同的訊息提醒；

時限計時方式一般按照2種方式：固定時間、接收後計時；

滿足時限規則後，可以進行流程約束：自動轉交、自動透過、自動拒絕、自動辦理、事件觸發；

9）節點規則配置

節點規則配置，是因為在實際業務流程中，會出現臨時性情況，執行人拿不定主意或者自己完不成時，需要進行加辦；比如某項工作無法進行評估，可邀請專家一起；

固化的流程也會因例項資料的特殊性，流轉到非工作範圍內時，可進行轉交；比如某項維修單，資料比較特殊，需要指定人進行處理；

一般節點規則配置主要包括：加辦、轉交、抄送；

圖8：節點規則配置

加辦：分為前置、後置，也會有單人/多人之分；所以，在執行加辦時，要能夠支援前後的選擇，同時也可配置或籤/會籤；

轉交：節點當前執行人，因臨時情況/不在工作範疇內時，可將任務進行轉交，轉交是將執行人進行替換，同時繼承當前節點執行人的所有資料及規則；

抄送：主要用於節點特別需要對部分使用者進行資料查閱控制；

10）流程管理

流程管理主要包括：

流程版本、例項編號。

流程版本：流程在應用過程中，會不斷的調整和最佳化，每次調整都應建立新版本；以避免在執行的流程資料出現問題，也就是說在執行中的流程仍然用舊版本，新發起的/駁回重新提交的，才會使用新的版本。

例項編號：對例項資料要進行編碼管理，根據業務表單情況，進行編碼規則管理；例項資料出現多次觸發單一流程或者觸發不同流程時，可根據例項編號進行流程資料整合。

4. 事件管理：幹完活後是發獎金，還是抽鞭子

事件管理，主要用於在進行某種操作/變化時，進行事件觸發；所以事件管理主要包括事件捕獲和事件觸發；

事件捕獲：根據流程中配置的事件觸發機制進行定時捕獲、訊息捕獲、操作捕獲；為了確保系統的可靠、準確，在產品設計時要有補償機制；

事件觸發：當流程執行到事件，會觸發一個事件，在流程中，常見的事件型別有通知訊息、簡訊、郵件、業務流程觸發、新建/更新表單資料；

5. 流程管理：時刻關注工作的進度

作為多業務系統流程管理，需要對流程進行實時監督，以便完成企業特定目標；流程監控可以幫助企業分析流程的效能，找出關鍵問題，改善業務流程的速度、質量及效率。

流程管理主要包括：流程監控、異常流程管理、流程強制介入、流程時效分析；

流程監控：對流程資料進行實時監控，可檢視資料詳情和流程實時進度，監控流程的持續時間、完成情況等；

流程異常：對流程資料中，如果出現異常情況，進行監控，比如節點為空、審批人離職、流程超時等情況，以方便對應管理員對相關流程進行最佳化調整；

流程強制介入：對流程資料進行強制性處理，常見的有：轉交、強行中止；

流程時效分析：耗時分析、使用分析、時效分析、超時統計等；

最後：

抓不住老鼠的，都不是好貓。

面向實際業務中，只要在整體框架無誤的基礎上，降低一定的靈活性也是可以的，快速實現、快速應用、快速迭代方為上策。

無論多麼流暢、多麼強大的流程，不能對業務產生增益，都是失敗的！

本文由@張三丰 原創釋出於人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載。

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