企業檔案資訊化管理是一項涉及多方面的複雜工程，為此，我們需要採取相應措施加強企業檔案資訊化管理工作。對於實際工程中存在的問題，我們要在認真分析的基礎上，應用相應的對策措施做好應對，以促進檔案管理資訊化的發展。

1 檔案資訊化管理存在的問題

1。1 企業對檔案資訊化建設重視度不夠

檔案管理系統建設是一項複雜的系統工程，成本較高，因此，大中型企業的檔案資訊化管理需要領導的重視、資金的支援、專業的技術人才和健全的管理機制。許多企業將資金投入到裝置改造、工程建設中，但檔案資訊化建設卻嚴重滯後。

1。2 落後的檔案管理模式

我國檔案資訊化建設始於20世紀80年代末，目前，紙質檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經不適用於當前電子檔案的管理，而大中企業的檔案資訊化管理基本還處於起步階段，導致一部分檔案流失、失密。

1。3 電子檔案的安全防護不夠嚴密

網路的易受侵襲給檔案資訊的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案資訊化建設的同時，搞好檔案資訊網路系統的安全已成為一項重要的課題。

2 企業檔案管理資訊化的基本內容

企業檔案資訊化管理的核心內容是計算機技術的應用，資訊化的主要表現就是利用計算機來對檔案資訊資源進行管理，因此，企業檔案資訊化管理的基本內容可以概括以下幾個方面。

2。1 實現檔案資訊的數字化

檔案資訊的數字化是整個檔案資訊化管理的基礎，其他一切環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的檔案管理由以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變。企業要以加快室藏檔案的數字化程序為基礎，以電子檔案的歸檔和管理為重點，加強檔案資訊資源建設，即一方面要把以前形成的傳統檔案透過掃描等途徑轉化為數字形式，以便透過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今後形成的檔案以電子檔案為主，在檔案接收時就實現數字化。

2。2 實現檔案資訊利用的網路化

檔案資訊利用由以往面對面服務為主轉變為以網路服務為主，借閱者透過網路提交借閱申請，檔案管理員透過網路稽核並借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯絡，這對部門之間相距較遠的企業來說是極為方便的。由於使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。

2。3 實現檢索的自動化

傳統檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當檔案的數量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現多角度檢索，是傳統檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以透過網路實現。

3 加強企業檔案資訊化管理的對策措施

3。1 建立符合資訊化要求的檔案管理系統

在大中型企業管理中，建立與企業有關管理系統相銜接的檔案管理系統是檔案資訊化最基本的條件。檔案管理系統應具多種檔案儲存格式，支援多種功能，並能實現紙質檔案管理中各流程的銜接，滿足企業文件一體化管理的需要。在此基礎上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利於各部門對儲存檔案進行查閱。

3。2 加強對企業電子檔案和檔案的管理

電子檔案歸檔的組織管理要以企業電子檔案形成部門入手，把電子檔案歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。

3。3 重視培養檔案資訊化管理人才

檔案人員的素質直接影響著檔案資訊化程序，檔案部門要開展技能培訓，努力培養一批覆合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結合的培訓。檔案人員不僅要具備紮實的基本理論知識，還要不斷提高檔案資訊化管理的實踐技能。不同的企業，檔案人員的知識體系側重也不同。有的企業科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數量龐大而複雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業務技能的一個重要手段。因此，企業要加強檔案人員資訊化技術的培訓，使其熟練地使用檔案管理系統。檔案人員的計算機資料錄入知識雖已普及，但是在運用網路、管理軟體的使用操作以及資料庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統能平穩、正常執行的基礎和保證。

3。4 檔案資訊網路要有足夠的安全防護

大中型企業的檔案資訊化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網路，建網時就應實行物理隔離，保證網路的基本安全。同時，要建立檔案資訊網路的安全管理制度，從根本上保障系統的安全。檔案資訊網路應安裝防火牆、防病毒軟體和入侵檢測系統，並針對主機核心採取加固防護措施。實行級別控制，對使用者的訪問許可權進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的資訊查閱，防止未受權者違規操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴格遵守檔案資訊網路建設的規章制度。

3。5 資訊共享

在現代社會激烈的市場競爭中，企業要生存、發展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種資訊，這是客觀的需要。單一的檔案資訊往往只是反映企業內部活動的資訊，滯後性、侷限性比較突出。在世界範圍內要求“資訊資源共享”的趨勢下，企業檔案資訊化管理要向更高的目標邁進，必須加強與企業各部門間的互聯合作，注重檔案資訊的整合，最佳化企業檔案資訊資源的佈局，以整體優勢實現資訊資源共享。這是企業高效管理的要求，也是檔案資訊化管理的重要內容。

在新的歷史時代要求下，企業檔案部門在推進檔案資訊化管理過程中，要有融入企業全方位管理的檔案思想，將最佳化組合企業各部門的資訊資源，構建企業內一體化資訊管理作為發展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業檔案資訊化管理的快速發展，最終實現資訊資源共享的建設目標。這也正符合國家在資訊化建設重要發展時期提出的“統籌規劃，國家主導；統一標準，聯合建設；互聯互通，資源共享”資訊政策。

企業檔案資訊化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學科知識、多部門協作、多環節配套的複雜系統工程。為促進企業檔案資訊化管理的健康發展，各企業必須充分認識到企業檔案資訊化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與執行機制。在實施企業檔案資訊化管理程序中，要科學決策、統籌兼顧、循序漸進、加強協調，保證資金投入的有效性，並重視檔案人才管理。同時，要發揮企業檔案資訊資源的效能，為企業提供有效服務，切實落實企業檔案的資訊化管理。