通俗來說，採購就是指企業從供應商處購買公司生產經營所需要的貨品，而採購管理是指對採購業務過程進行組織、實施與控制的管理過程。本文作者分析瞭如何從0到1搭建採購管理系統，希望對你有幫助。

採購管理系統能夠讓企業規範好採購工作的組織實施，有效提高採購效率、降低採購成本。本文將分享筆者從0搭到1建公司自營採購入庫業務的產品設計思路（本次只分享採購入庫，不包括採購退貨）。

一、產品方案設計

在進行方案設計之前，首先對公司採購業務的現狀和問題進行了一番調研分析。

調研發現公司的採購管理主要是基於OA的審批流程及Excel表格，資訊協同也是以線下溝通為主；協同及管理效率低、資料無法規範留檔、前期業務資料對後期業務規劃無法發揮應有的價值。結合調研收集到的資訊，便可以梳理公司的業務流程及關鍵問題，進行系統架構及方案設計。

二、產品能力建設

從0到1的產品，一方面要考慮系統主資料的管理能力，另一方面就是支撐業務流程的管理能力。上面的業務流程清晰的反映了公司採購業務流程的幾個關鍵點為：採購申請單、採購計劃單、採購訂單、入庫管理、採購結款。下面就基於這幾個模組分析下如何建設相應的產品能力（本文只是簡要介紹思路，不詳盡所有能力）。

1. 主資料管理

主資料主要包括供應商、貨品、倉庫、組織等，進行設計時，可以從兩方面進行：一是，對這些主資料的增刪改查能力；二是基於公司整體系統架構，系統與系統之間主資料是如何同步或關聯對映的。

比如採購系統上更新貨品資訊後，需要將貨品資訊同步下發給WMS系統；再比如不同系統各自維護貨品資訊，但是能夠透過貨品的商家編碼進行關聯對映。

2. 採購申請單管理

業務部門依據市場情況及運營計劃，提前做好需求預測。採購申請單是業務部門正式向採購部門提交採購需求的憑證。採購申請單由部門領導審批透過之後，便流轉給採購部門，採購部門將依據該採購申請制定採購計劃。

採購申請單需要清楚填寫申請部門、採購貨品、貨品數量及要貨時間。

3. 採購計劃單管理

採購計劃是庫存管理的一個必要過程，採購部門將結合業務需求、供應商生產能力、庫存成本等因素制定採購計劃。

1）人工建立採購計劃單

採購可以手動選擇採購申請單後生成對應的採購計劃單，也可以直接新建採購計劃單。

2）自動建立採購計劃單

很多情況下，公司會做月度、季度、年度維度的採購計劃，或者對於某些品類或某個品牌會固定為多久補一次貨。對於上述定期採購的場景，產品上可以規劃自動建立採購計劃單的能力——由系統自動彙總相應的採購申請單並生成採購計劃單。落到產品設計上便是提供採購計劃自動生成規則，使用者可以自定義規則內容。規則的配置要素主要包括：

生成時間：什麼時候自動生成採購計劃單，每週幾？每月幾號？……

採購商品：彙總哪些商品的採購申請，指定品類？指定貨品？……

採購計劃單的處理是確定採購訂單的前提，一方面，採購部門可以結合實際業務情況，平衡各業務部門的採購申請，對採購數量做出一定的調整；另一方面，採購部門也是依據採購計劃進行尋源詢價。根據業務情況，這裡產品上可以考慮設計採購詢價的能力，用於直接向供應商下發詢價單或者記錄詢價過程及結果。

採購計劃單是最終採購決策的關鍵環節，在採購計劃單維度記錄採購決策過程及決策依據可便於業務上進行採購覆盤。

4. 採購訂單管理

當對採購計劃處理完成之後，便可以確定將要向哪些供應商以什麼樣的價格採購哪些貨品採購多少數量。接下來的就是執行採購這件事情，執行的第一步就是正式下采購訂單。

採購訂單的關鍵資訊包括：

採購型別：比如標準採購、樣品採購、贈品採購

收貨倉庫：採購貨品後續可以送入到哪個或哪些倉庫

供應商：向哪個供應商進行採購

結算幣種

採購負責人

採購商品資訊：包括商品、商品數量、商品價格、計劃到貨時間等，比如下圖所示：

採購訂單審批透過之後，就可以與供應商簽訂採購合同。簽訂合同的方式一般是電子合同或紙質合同，根據公司業務情況，此處提供合同上傳或發起電籤流程的能力即可。

5. 採購入庫管理

出於庫存成本、供應商產能、業務方要貨時間等方面的因素，一個採購訂單的貨可能會分多次送到倉庫。採購與供應商溝通好送貨入庫計劃之後，可在採購系統上向倉庫發起一個入庫預約（對於採購系統與倉庫WMS系統進行對接的情況），倉庫將依據該入庫單進行收貨並回傳入庫數量。

若採購系統未與WMS對接，為了保證採購業務流程的完整及庫存數量的準確，產品上仍然需要提供手工錄入入庫單及入庫數量的能力。

在實際入庫中，供應商送來的貨可能與預約數量不一致，也可能存在額外贈送一些的情況，在入庫詳情中都需要能夠詳細記錄。對應的需求場景為：入庫總金額將依據實際入庫數量進行計算；額外贈送的貨品是無需給供應商付款，但公司財務在進行成本核算時是要納入進來計算的。

6. 採購結款管理

企業與供應商之間的款項通常有預付款、分期貨款等。

1）預付款

預付款是在合同簽訂後就需要向供應商支付的金額，採購直接依據採購訂單發起請款。

2）分期款

分期款則是在倉庫收貨後才可以向供應商支付已入庫貨品對應的全部或部分金額。

收貨入庫後，系統將根據採購實際結算單價及已入庫的數量，計算已入庫總金額。採購可向財務申請不超過已入庫金額的貨款結算給供應商（若財務要求收票打款，那麼請款前或請款時還需提交發票資訊）。

另外，由市場無時不在變化，即使之前已經談好了價格，在實際進行款項結算時，還可能會調整結算金額。因此，還需要考慮增加調賬功能，用於調整採購訂單的金額。基於財務需求，調整金額需落到具體貨品上，便於後續成本核算，調賬大概如下圖所示。

三、總結

從0到1的目標是資訊化、提高協同效率、保證資料留檔可分析。當前，各個企業紛紛都在加速數字化轉型，從0到1正是企業進行數字化轉型的第一步。

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